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So erstellst du professionelle Protokolle
Als jemand, der regelmäßig an Sitzungen und Besprechungen teilnimmt, weiß ich, wie wichtig es ist, ein Protokoll zu führen. Ein Protokoll ist eine schriftliche Aufzeichnung der Diskussionen, Entscheidungen und Maßnahmen, die während einer Sitzung stattgefunden haben.
Es ist ein nützliches Dokument, das als Nachweis für die getroffenen Entscheidungen dienen kann und auch als Referenz für zukünftige Sitzungen verwendet werden kann.
Eine Protokollvorlage ist ein vorgefertigtes Dokument, das die Erstellung eines Protokolls erleichtert. Es gibt viele verschiedene Arten von Protokollvorlagen, die speziell für verschiedene Arten von Sitzungen entwickelt wurden. Zum Beispiel gibt es Vorlagen für Geschäftssitzungen, Teammeetings und Vereinsversammlungen.
Eine gute Protokollvorlage sollte alle wichtigen Informationen enthalten, die während einer Sitzung benötigt werden, und auch Platz für zusätzliche Notizen und Kommentare bieten.
Kostenlose Protokollvorlagen für Excel und Word
Hier findest du unsere beiden kostenlosen Vorlagen zum Download für Excel sowie Word. Beide kannst du herunterladen und bearbeiten. Hier gibt es die Dateien:
Protokollvorlage Excel
- Unsere kostenlose Protokollvorlage im Excel Format zum Download
- Die Datei kann individuell angepasst werden.
- Direkt in der Besprechung mit dem Laptop bearbeiten.
- Alle wichtigen Punkte sind vorhanden.
- Der Download ist kostenlos.
Protokollvorlage Word
- Hier die Vorlage als Word Dokument zum Herunterladen und Ausdrucken.
- Alle wichtigen Felder sind vorhanden.
- 3 verschiedene Bereiche ideal für alle Besprechungen.
- Ganz unten können Aktionen verteilt werden, die im Protokoll notiert wurden.
- Die Datei ist gratis.
⇒ Auch interessant: Unsere Besprechungsnotiz Vorlage zum Download
Grundlagen der Protokollvorlage
Als Teilnehmer an zahlreichen Sitzungen und Meetings kann ich aus eigener Erfahrung sagen, wie wichtig es ist, ein Protokoll zu führen.
Ein Protokoll ist ein schriftliches Dokument, das die wichtigsten Informationen und Entscheidungen einer Sitzung oder eines Meetings enthält. Es dient als offizieller Bericht und kann später als Referenz verwendet werden. In diesem Abschnitt werde ich die Grundlagen der Protokollvorlage erläutern.
Zweck und Bedeutung
Eine Protokollvorlage ist ein Dokument, das als Leitfaden für die Erstellung von Protokollen dient. Es enthält die wichtigsten Elemente, die in einem Protokoll enthalten sein sollten.
Eine Vorlage spart Zeit und stellt sicher, dass wichtige Informationen nicht vergessen werden. Sie kann auch dazu beitragen, dass alle Protokolle im Unternehmen einheitlich und professionell aussehen.
Bestandteile der Vorlage
Eine Protokollvorlage sollte die folgenden Bestandteile enthalten:
- Überschrift: Die Überschrift sollte den Namen der Sitzung, das Datum und den Ort enthalten.
- Anwesenheitsliste: Eine Liste der Teilnehmer und ihrer Positionen.
- Tagesordnung: Eine Liste der Themen, die während der Sitzung besprochen wurden.
- Diskussion und Entscheidungen: Eine Zusammenfassung der Diskussionen und Entscheidungen zu jedem Thema in der Tagesordnung.
- Aktionen: Eine Liste der Aktionen, die nach der Sitzung durchgeführt werden müssen, sowie die Namen der Personen, die dafür verantwortlich sind.
Eine Protokollvorlage kann je nach Bedarf angepasst werden. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind.
Insgesamt ist eine Protokollvorlage ein nützliches Werkzeug, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen einer Sitzung oder eines Meetings erfasst werden. Eine Vorlage kann Zeit sparen und dazu beitragen, dass alle Protokolle im Unternehmen einheitlich und professionell aussehen.
Erstellung des Sitzungsprotokolls
Als Schriftführer ist es meine Aufgabe, das Sitzungsprotokoll zu erstellen. Ein gut geschriebenes Protokoll ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Themen behandelt wurden und die Teilnehmer eine klare Vorstellung davon haben, was besprochen wurde und welche Entscheidungen getroffen wurden.
Vorbereitung
Bevor ich mit der Erstellung des Protokolls beginne, muss ich sicherstellen, dass ich alle notwendigen Informationen habe.
Dazu gehört die Agenda der Sitzung, die ich im Vorfeld erhalten habe. Ich muss sicherstellen, dass ich alle wichtigen Themen und Entscheidungen aufzeichne und dass das Protokoll klar und präzise ist.
Schreibprozess
Wenn ich alle notwendigen Informationen habe, beginne ich mit dem Schreibprozess. Ich erstelle eine Überschrift mit dem Datum und dem Namen des Gremiums, das sich getroffen hat. Dann füge ich die Namen aller Teilnehmer hinzu und notiere, wer an- und abwesend war.
Ich notiere alle wichtigen Themen, die besprochen wurden, und füge Details hinzu, wie z.B. wer was gesagt hat und welche Entscheidungen getroffen wurden. Ich verwende klare und präzise Sprache und vermeide unnötige Details.
Nachbereitung
Nach der Sitzung ist es wichtig, das Protokoll zu überarbeiten und sicherzustellen, dass es alle wichtigen Themen und Entscheidungen enthält.
Ich sende das Protokoll an alle Teilnehmer, damit sie es lesen und genehmigen können. Wenn es Änderungen gibt, passe ich das Protokoll entsprechend an und sende es erneut zur Genehmigung.
Insgesamt ist die Erstellung eines Sitzungsprotokolls eine wichtige Aufgabe, die sorgfältige Vorbereitung, klare und präzise Sprache und eine gründliche Überarbeitung erfordert.
Ein gut geschriebenes Protokoll ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer einer Sitzung eine klare Vorstellung davon haben, was besprochen wurde und welche Entscheidungen getroffen wurden.
Verwendung und Archivierung
Verteilung
Nachdem das Sitzungsprotokoll erstellt wurde, sollte es an alle Teilnehmer der Sitzung verteilt werden. So hat jeder die Möglichkeit, das Protokoll zu überprüfen und eventuell Ergänzungen oder Korrekturen vorzuschlagen.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass das Protokoll an alle Teilnehmer gesendet wird, um eine umfassende Kenntnisnahme und Zustimmung zu gewährleisten.
Speicherung
Das Protokoll sollte an einem Ort aufbewahrt werden, wo es leicht zu finden ist. Es empfiehlt sich, das Protokoll in einem Ordner oder auf einem Server zu speichern, der für alle Teilnehmer zugänglich ist.
So kann es bei Bedarf von jedem Teilnehmer eingesehen werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass das Protokoll sicher aufbewahrt wird, um die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten.
Zugriff und Datenschutz
Es ist wichtig sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf das Protokoll haben. Wenn das Protokoll auf einem Server gespeichert wird, sollte es mit einem Passwort oder einer anderen Sicherheitsmaßnahme geschützt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Es sollte auch darauf geachtet werden, dass das Protokoll keine vertraulichen oder sensiblen Informationen enthält, die gegen Datenschutzbestimmungen verstoßen könnten.
Insgesamt ist es wichtig, das Sitzungsprotokoll sorgfältig zu verwenden und zu archivieren, um sicherzustellen, dass es bei Bedarf leicht zugänglich ist und die Vertraulichkeit der Informationen gewahrt bleibt.
Weitere Themen und Quellen
- Internet microsoft.com: Weitere Vorlagen zur Protokollierung
- Internet ardalpha.de: Wozu dienen Protokolle?
Datum: 21. Februar 2024 / Zuletzt aktualisiert: 6. April 2024 von Chris Kellner
